Yaklaşık bir aydır yeni tip koronavirüsü ile yaşamayı öğreniyoruz. Sevdiklerimizi ve kendi sağlığımızı korumaya çalışırken bir yandan da iş ve gündelik hayatlarımızın mümkün olduğunca alıştığımız şekilde akması için  çabalıyoruz.

Evden çalışmaya uygun bir sektör olarak koronavirüs günlerinde bir çok şirketin ani yakalandığı uzaktan çalışma sistemini biz nasıl yönetiyoruz, mevcut sistemimizde neleri değiştirdik, neleri değiştirmedik  ilk önce bunları anlatalım istedik.

Bitki çaylarımız hazırsa başlayalım, basit ama işe yarayan bir kaç ipucumuz var :)

Yeni Düzende Neler Aynı Kaldı?

Evet yanlış duymadınız; değiştirmediklerimiz ile başlıyoruz:) Artık evlerden çalışacağız, düzenlerimiz değişti demek her şeyi komple baştan alacağız anlamına gelmiyor. Bazı şeyleri özellikle bilgi akışı sağlayan alışkanlıkları tutmakta fayda var;

Ofisde Günlük Olarak Yaptıklarımız;

Sabah toplantıları: Her gün. İstisnasız. Yöneticiler hariç tüm ekip.

Gün kapanış toplantısı:  Her gün. İstisnasız. Sadece proje yöneticileri.

Ofiste Haftalık Olarak Yaptıklarımız ;

Sprint Reviewlar ( Haftalık Değerlendirme Toplantısı )  : Her cuma. İstisnasız. İlgili ekip kendi arasında.

 

Bunlardan vazgeçmemiz mümkün değil, çünkü hem ekibin birbirlerinin işlerinden haberdar olmasını sağlıyor hem de ters giden bir duruma erken müdahale şansı tanıyor.

 

Peki bu rutinler aynı kaldı ama tamamen aynı şekilde mi yürütüyoruz? Hayır :) Biraz farklılaştırdık;

 

Evde Günlük Çalışma Programı  ;

Sabah toplantılarımız artık yöneticiler de dahil olmak üzere tüm ekibin katılımı ile gerçekleşiyor. Böylelikle ekip üyeleri, yapılacak işleri takım liderlerinin yanında yöneticilerden de duymuş oluyor.

Gün kapanış toplantılarında da sabah toplantılarına benzer bir sisteme geçtik. Ekip üyleri ve takım liderlerinin yanında yöneticiler de gün kapanış toplantılarına katılım göstererek ekibin sorularını bire bir yanıtlamış oluyorlar.

NEDEN: Böylelikle uzaktan çalışmanın yaratabileceği yönetici-çalışan arasındaki uçurumu kaldırmayı hedefledik. Çünkü uzaktan çalışmanın getirebileceği riskler arasında en çok korktuğumuz konulardan birisi ilişkilere mesafe girmesi ve üretilen işlerin beklenen işlerden farklı olması.

Yöneticilerimiz toplantılara daha etkin katılarak, şirketin hedeflerini, beklentilerini çalışanlara birebir aktarabilmiş oluyorlar. Böylelikle çalışanlar neye odaklanmasını gerektiğini daha iyi bilebilirken, yöneticilerimiz ise bir sorun olduğunda daha erken müdahale edebiliyorlar.

İŞE YARIYOR MU?: Bunu ekibe de bir sormak lazım tabii :) Ancak yönetim tarafında işe yaradığını söyleyebiliriz. Şimdilik çıktılar, beklentilere uygun gidiyor ve bir sorun olduğunda büyümeden müdahale edilebiliyor. Aman nazar değmesin diyelim:)

 

Evde Haftalık Çalışma Programı;

Eskisi gibi haftalık değerlendirme toplantılarımızı proje bazlı ve cuma günü yapıyoruz. Farklı olarak, yeni haftada yapılması gereken işlerin ne kadar süreceğine dair süre tahminini toplantıda sesli dile getirmek yerine Jira üzerinden girmeye başladık.

NEDEN: Böylelikle planlanandan uzun süren işlere doğru zamanda müdahale edip, sorunu büyümeden çözebiliyoruz.

Bu düzenin bir yararı da çalışanlarımızın iş-özel hayat dengelerini gözetmeye çalışmamız. Evden çalışma şirketlerin “çalışanlarımın çalıştığını nereden bileceğim” korkusu ile yaklaştığı bir konu idi. Ancak şuan görüyoruz ki evden çalışma demek bir yandan da iş ve özel hayatın arasındaki sınırların kalkması demek. Bu da kimi zaman çalışanların normal bir mesai gününden ya da haftasından daha fazla çalışmasına sebep oluyor.

Amacımız, işler zamanında yetişirken hiç bir çalışanımızın iş-özel hayat dengesi özel hayatın aleyhine bozulmasın.

İŞE YARIYOR MU?: Evet, şu ana kadar hemen hiç bir proje ve görevde %80’nin altında kalmadık. Bunun bir sebebi de, işlerin raporlamasını ilgili çalışan ile birlikte yapıyor olmamız. Böylece çalışan da  durumunu görmüş ve derslerini çıkartmış oluyor.

 

Neleri Tamamen Kaldırdık? 

Kaldırmaya odaklandığımız tek bir konu var; zaten belirli bir seviyede tutmaya odaklandığımız hiyerarşi.

Bahsettiğimiz gibi iletişimin kopması, yanlış anlamalar, ihtiyaç olmayan bir iş üzerine fazla efor harcanması en çok sakındığımız konuların başında geliyor. Bu sebeple araya fiziksel mesafelerin girdiği bu dönemde tek bir mottomuz var; DAHA ÇOK, DAHA VERİMLİ İLETİŞİM.

 

Nelere Sıfırdan Başladık?

Mini Zoom toplantılarımız fırından taze çıktılar:) Kimin ne sorusu varsa hemen bir görüşme talep edebiliyor, tabii bazı kurallara bağlı kalarak;

1. Sadece  sorunun muhattapları toplantıya katılır.
2. Proje yöneticisi de default olarak toplantıya katılacaklar arasındadır.
3. Sorun ile kimlerin ilgili olduğunu bulmak toplantıyı düzenleyenin sorumluluğundadır.
4. Toplantılar 15-30 dakika arasında olmalıdır; daha küçük konular için ikili telefon görüşmelerini tavsiye ediyoruz.

NEDEN: Eskiden yanyana olduğumuz için kimin bir sorusu olsa hemen yanındaki arkadaşına sorusunu sorup cevabını alabiliyordu. Ancak şuan bu imkana sahip değiliz ve bunun risklerini yok etmeye çalışıyoruz.

İŞE YARIYOR MU?: Şu an için evet:) 13 Mart  – 13 Nisan arası dönemde her ekip üyesi en az bir mini toplantı talep etmiş ve sorunları büyük oranda çözüme ulaşmış durumda.

 

Son bir ay içerisinde yaşadıklarımızı / yaptıklarımızı 3 başlık altında  sizlere özetlemeye çalıştık.

 

Yeni yöntemlerimizi, verimliliğimizi  ve çıktılarımızı takip edip önlemler almaya devam edeceğiz. İlerleyen dönemlerde ne gibi yeni sorunlar ile karşılaşacağız, bunları biz de bilmiyoruz. Ancak olasılıklara göre alternatif planlar oluşturmaya çalışıyoruz.

 

En önemli, en öncelikli işimizi sağlık olarak görüyoruz. Sağlık olduktan sonra mobil uygulamalar da yazılır, dijital dönüşümler de yapılır, normal zamanda alınamayacak cesurlukta kararlar da alınır.

 

Bize ulaşmak isterseniz artık Koşuyolundaki ofisimizden değil, bir süre Üsküdar’dan, Ataşehir’den, Esenler’den, Sancaktepe’den kısacası evlerimizden hizmet vereceğiz. Ancak her zaman bir mail, bir telefon kadar uzağınızda olacağız.

 

Size ve sevdiklerinize sağlıklı günler diliyoruz.